Ochrana zamestnancov - mzdy

Počas tohto neistého obdobia sa podnikom môže stať, že zamestnanci budú musieť pracovať na diaľku s obmedzeným prístupom do systémov a/alebo sa budú musieť izolovať. Preto možno bude potrebné použiť núdzové plány.

Na ochranu zamestnancov by ste v núdzových plánoch mali zvážiť doplnenie nasledovných krokov:

SPRACÚVANIE MZDY

Ak mzdové oddelenie nie je k dispozícii, osoby, ktoré budú pomáhať vašej firme, by mali vedieť získať potrebné informácie a v prípade potreby ich spracovať vo vašom mzdovom softvéri.

Ak využívate služby agentúry, mali by ste vedieť, ako jej poskytnúť všetky potrebné informácie. Môže ísť napríklad o nasledovné informácie:

• Noví a odchádzajúci zamestnanci
• Trvalé zmeny, napr. zvýšenie platu, a pod.
• Zmeny v dôchodkoch (v súlade s legislatívou o automatickej registrácii)
• Zaznamenávanie PN a dovolenky (toto bude veľmi dôležité)
• Zmeny v rodičovskej dovolenke.

MZDOVÁ LEGISLATÍVA

Mzdová legislatíva bola veľmi komplexná aj pred Covid-19. Teraz sledujeme, že sa pravidlá a politiky menia zo dňa na deň.

Ak mzdové služby outsourcujete, nebude sa vás to týkať, hoci je v každom prípade potrebné, aby niekto vedel skontrolovať a schváliť mzdy, keď budú pripravené.

Ak spracúvate mzdy interne, môžete sa ocitnúť vo veľmi náročnej situácii, keďže možno máte len jedného či dvoch zamestnancov s takýmito špecifickými znalosťami. Začnite čo najskôr zaškoľovať aspoň základné a kľúčové oblasti.

PLATBY

Jedna z najdôležitejších otázok, ktoré treba zvážiť, je ako budeme platiť zamestnancom, ak mzdový účtovník ochorie?

Mali by ste zabezpečiť solídny a transparentný plán, ako platiť mzdy zamestnancom v nadchádzajúcich mesiacoch. Kto má prístup k platobným metódam? Ak nemáte prístup k mzdám, ako budete vedieť, čo zaplatiť?

VÝPLATNÉ PÁSKY

Z právneho hľadiska majú zamestnanci nárok na výplatnú pásku bez ohľadu na to, či pracujú v kancelárii alebo na diaľku. Preto treba vytvoriť príslušné plány a prípadne zabezpečiť prístup ku kancelárskym potrebám či tlačiarňam.

Ak si myslíte, že tlačené výplatné pásky budú problematické, skúste zvážiť možnosť elektronických výplatných pások.

VÁŠ PLÁN

• Otestujte svoje procesy a zabezpečte, aby fungovali aj s ohľadom na aktuálne zmeny
• Zabezpečte, aby k mzdovým systémom mali prístup aj ďalší oprávnení zamestnanci
• Ak máte čas, vytvorte školenia, aby ostatní vedeli, čo je potrebné
• Kontaktujte poskytovateľov softvérov a zistite, či môžu v prípade potreby posilniť podporu

Tento článok napísal Erick Gillier, Leading Partner (Accounting & Outsourcing Solutions) v Mazars UK spolu s Jonathan Fryer, Partner (Accounting & Payroll Outsourcing) v Mazars Thailand.