Päť rád na zvládnutie COVID-19 vo vašej firme
Päť rád na zvládnutie COVID-19 vo vašej firme
1. Zriaďte krízový tím
... zložený z vyššieho manažmentu, HR, IT by sa mal virtuálne stretávať každý deň na krátky update o stave vo firme a riešiť novo vzniknuté problémy, monitorovať aktuálnu situáciu a prijímať rozhodnutia zamerané na ochranu zamestnancov a znižovanie dopadu na financie firmy.
Raz týždenne by stretnutie malo prebehnúť vo väčšom formáte, kde sa podrobne zhodnotí súčasná situácia, prehodnotia sa zavedené opatrenia a dohodnú sa hlavné oblasti, ktoré by mala obsahovať pravidelná týždenná komunikácia na všetkých zamestnancov.
Oblasti, ktoré by mal riešiť krízový tím:
- Operačný model firmy počas súčasnej situácie
- Identifikácia možností práce z domu a tiež kritických zamestnancov potrebných na pracovisku
- Odporúčania pre manažérov a vedúcich tímov ako efektívne riadiť virtuálne tímy
- Koordinácia s dodávateľmi a možné obmedzenia dodávok
- Zváženie alternatívnych dodávateľov
- Rozhodnutia o zavedení opatrení komunikovené cez inštrukcie pre
- zamestnancov, ktorých prítomnosť na pracovisku je nutná
- zamestnancov pracujúcich z domu
- dodávateľov a zákazníkov
- Komunikačná stratégia firmy
Voči zamestnancom | Voči klientom | Voči dodávateľom |
|
|
|
- Minimalizácia ekonomických dopadov
- Mali by byť prehodnotené v závislosti od odvetvia a od veľkosti dopadu na firmu:
- výpadky tržieb – čo sa môže udiať? Ako tomu predchádzať? Aké sú možnosti virtuálneho biznis rozvoja?
- možnosti znižovania variabilných nákladov
- zváženie potreby bankového úveru na vykrytie najbližších mesiacov
- Otvorená diskusia so zamestnancami, ktorých firma nevie naplno využiť, vysvetlenie situácie a dohodnutie sa na dobrovoľnej dovolenke
- Mali by byť prehodnotené v závislosti od odvetvia a od veľkosti dopadu na firmu:
2. Komunikujte otvorene a proaktívne
Zasielajte zamestnancom jasné a štruktúrované správy, aby vedeli ako firma pristupuje k súčasnej kríze. V súčasnej situácii sa môže viacerým zamestnancom zdať, že ich firma nerobí dostatok opatrení a nemajú inštrukcie ako postupovať. Zaveďte pravidelné zasielanie nových informácií a pokynov na všetkých zamestnancov. Zvážte použitie alternatívnych aplikácií typu Whatsapp and rýchle zdieľanie informácií / priestor na otázky zamestnancov.
3. Čo zahrnúť do komunikácie pre zamestnancov
Konkrétna komunikácia bude vždy závisieť od typu firmy. Nižšie uvádzame niekoľko odporúčaní, čo zahrnúť:
- Ako firma v súčasnosti hodnotí situáciu a čo sú hlavné opatrenia, ktoré sú/budú zavedené
- Možné dopady na firmu a ako sa tomu snažíme predchádzať. Možnosť spojiť s odporúčaním dobrovoľnej dovolenky po dohode s nadriadeným
- Poďakovanie zamestnancom za zvládanie situácie a toho, že firma si váži ich prístup a robí maximum pre ich bezpečie – zdravie je priorita
- Kto a dokedy pracuje z domu a pre koho je nutné prísť do práce, príp. od koho dostanú zamestnanci detailné inštrukcie
- Opatrenia, ktoré firma robí pre zamestnancov, ktorí musia prísť do práce + odporúčania pre zamestnancov, ktorí robia z domu
- Informácia o ďalšej komunikácií – pravidelné denné aktualizácie / týždenné prehodnotenie fungovania
- Otázky na najčastejšie životné situácie
- Doručenie PN, dokumentov zo služobnej cesty
- Možnosti OČR
- Distribúcia pošty a iných informácií
- Kde ako si zaobstarať ochranné pomôcky
4. Efektívne využitie software na spoluprácu
Veľa spoločností využíva Office 365, preto nižšie uvádzame príklady ako využit rôzne aplikácie.
Microsoft Teams – ponúkajú možnosť mať „všetko“ na jednom mieste – dokumenty, tímový chat, plánovanie úloh, zapisovanie poznámok...
Príklady ako tento nástroj využiť na riadenie tímu:
- Teams - vytvorte komunitu pre vaše oddelenie a pridajte prístup všetkým členom tímu
- Posts / chat - v rámci hlavného kanála máte záložku – kde si zamestnanci operatívne môžu vymieňať informácie potenciálne užitočné pre celý tím - otázky, zdieľanie užitočných noviniek a pod.
- Files – vytvorenie miesta na prehľadnú výmenu a prácu na dokumentoch, pokiaľ už nevyužívate iné riešenie, ktoré pokrýva takéto potreby
- Pridanie OneNote – do Teams môžete pridať Onenote na jednoduchší brainstorming, zápisy zo stretnutí, výmenu dlhších noviniek a aktualít – všetko štruktúrovane na jednom mieste, bez potreby prehľadávania sa v mailoch
- Pridanie MS Planner – ako ďalšiu záložku do Teams môžete pridať Planner, kde môžete vytvoriť jednotlivé aktivity, ktoré treba vykonať, pridať tam zamestnanca / alebo viacerých, ktorý budú na danej úlohe pracovať, čas na dokončenie úlohy a tiež prehľadné kroky úlohy, ktoré treba zrealizovať na dokončenie úlohy. Na tomto mieste môžete mať prehľad o tom kto na čom robí, zamestnanci môžu zároveň dopisovať komentáre na aktualizáciu stavu úlohy, pýtať sa otázky a dostávať informácie o priorite úlohy. bez potreby neustálych telefonátov a mailov o stave úlohy. Odporúčame tiež využiť možnosti filtrovania úloh podľa typu, zamestnanca, ktorý ma danú úlohu vykonať a času dokedy majú byť úlohy splnené.
5. Riadenie virtuálneho tímu
Virtuálny tím prináša nové výzvy pre manažment aj zamestnancov. Je rádovo náročnejšie udržať motiváciu a dostatočný level komunikácie medzi zamestnancami oproti fungovaniu na jednom pracovisku. Pre efektívne manažovanie tímu odporúčame:
- Použitie software nástrojov spomenutých vyššie
- Použitie Skype / Teams ako nástroja na virtuálne stretnutia a zdieľanie obrazovky
- Pravidelné denné stand up stretnutia tímu, krátky update kto na čom robí, ciele na deň – cca 15 min
- Aspoň raz za týždeň, krátky update s každým zamestnancom – súčasná situácia, možné problémy obmedzenia, vyťaženosť
- Zasielanie ad hoc správ cez Skype / Teams a operatívne virtuálne telefonáty na rýchlejšie riešenie problémov / vzniknutých situácií. Tento spôsob je rozhodne rýchlejší ako komunikácia cez maily.
- Zamyslite sa nad úlohami a aktivitami, ktoré možno v bežnom fungovaní zanedbávate – možnosť online školení, práca na nových službách / produktoch, „upratanie“ v adresárovej štruktúre, aktualizácia používaných šablón a iných dokumentov a metodík, dokumentácia procesov s software riešení