Robotická automatizácia procesov zvyšuje pridanú hodnotu v oblasti finančných funkcií

Finančné oddelenia spoločností sa často líšia, avšak výzvy, ktorým čelia, bývajú  podobné. Čelia vysokému tlaku na efektivitu. No kým objem ich práce stúpa, počet ľudí väčšinou stagnuje a situáciu tiež často komplikujú procesy, ktoré fungujú na zastaraných systémoch. Automatizácia v spojení s RPA vie v týchto prípadoch stav výrazne zlepšiť. Pridáva totiž schopnosti tam, kde chýbajú. Zvyšuje efektivitu i pri zachovaní pôvodných systémov, keďže dokáže obchádzať obmedzenia.      

Finančné oddelenia sa veľakrát musia vysporiadať s tým, že ostatné oddelenia nerešpektujú vopred dohodnuté procesy. Nedokonalá firemná kultúra spôsobuje nejasné vymedzenie zodpovednosti medzi sekciami. Počas automatizácie procesu prichádza príležitosť i nutnosť vysvetliť ostatným oddeleniam, prečo sú hraničné termíny nastavané tak ako sú a aký veľký vplyv má malý chybný krok na zvyšok celého procesu.   

Od finančných oddelení sa očakáva, že okrem rutinnej práce zvládnu aj tú tvorivú. Majú prinášať očakávanú pridanú hodnotu v podobe analýzy dát či výhľadového identifikovania rizík. To síce automatizácia nedokáže - dokáže však vytvoriť čas pre ľudí, ktorí sa analýze či predpovedaniu rizík môžu venovať. Ide teda o činnosti s vyššou pridanou hodnotou. RPA sa totiž väčšinou sústreďuje na opakujúce sa, rutinné aktivity. Ak ich preberú roboty, kreativita a hodnota ľudského potenciálu stúpa.  

Výber správneho procesu

Alfou a omegou fungovania automatizácie je výber správneho procesu. Najvhodnejším kandidátom na primárnu automatizáciu sú opakujúce sa transakčné činnosti s veľkým objemom. Vysoko manuálny, opakujúci sa proces by mal mať digitálny a štruktúrovaný vstup. Ak chýba, riešením je spojenie RPA s technológiou, ktorá sa naučí prečítať napríklad i pološtruktúrovaný vstup faktúry a spracovať ho.  

Vhodnosť procesu na automatizáciu určuje jeho stabilita. Stabilita je vysoká, ak sa proces nemenil minimálne šesť mesiacov a zároveň je i presne opísaný. Ak totiž nie je zjavné, čo sa v procese deje, lepšie je najskôr zamerať sa na jeho stabilizovanie a až potom automatizovanie. RPA je v tomto prípade dobrým pomocníkom, keďže proces zadefinuje, a tak aj posilňuje jeho správne fungovanie.   

Procesy, ktoré sa automatizujú, by mali mať jasné základné pravidlá. Existujú síce oblasti, ktoré si vyžadujú skúsenosť, napríklad už spomínané zaúčtovanie faktúry. Vtedy sa k automatizácii pridá ďalšia technológia. V prípade, že proces nie je na automatizáciu vhodný ako celok, neznamená to, že sa nedá automatizovať niektorá jeho časť. Zamestnanec tak získa čas vložiť do procesu svoju expertízu a pridanú hodnotu. Malý počet výnimiek zaistí, že sa automatizácia zavedie jednoduchšie a je aj lacnejšia.  

Ako prioritozovať procesy na automatizáciu

Firmy potrebujú vedieť, za aký čas sa im peniaze, ktoré investovali do automatizácie, vrátia. Premennou je ušetrený čas. Väčšinou sa návratnosť investícií počíta v horizonte troch rokov. Počas tohto obdobia sa totiž automatizácia nezvykne meniť, je relatívne stabilná. Pri väčšine automatizácií, ktoré Mazars robí, dochádza k návratnosti investície za 4 až 8 mesiacov. Firmy vidia jej efekt ešte v horizonte finančného roka.    

Po prvých úspechoch a úsporách, ktoré automatizácia prináša, začnú firmy vnímať aj jej ďalšie benefity. Znižuje sa najmä chybovosť spôsobená ľudským faktorom, redukuje riziko, znižujú obavy, že sa do systému zanesie chyba a zabezpečí sa tiež vyrovnanie sezónnosti. Je spoľahlivá, keďže automatizovanú časť procesu spracuje v presne stanovenom čase.   

Čo robiť, ak si proces vyžaduje veľké úsilie, ale nie je štandardizovaný

Ideálnym prístupom je popísanie procesu formou End to End. Opíše celý tok i interakcie. Dodávateľský reťazec zmapuje od výberu dodávateľa a vzniku objednávky cez dodanie služby, príchod faktúry až po vyplatenie peňazí. Identifikuje, kto a ako má správne vykonať svoju časť procesu. Po ňom nasleduje fáza zameraná na odstránenie problémov. Jednotlivým užívateľom je vysvetlené, čo presne je ich úlohou v procese, vytýčia sa hranice zodpovednosti. Po týchto krokoch je proces pripravený na automatizáciu.