Päť rád na zvládnutie COVID-19 vo vašej firme

1. Zriaďte krízový tím

...zložený z vyššieho manažmentu, HR, IT by sa mal virtuálne stretávať každý deň na krátky update o stave vo firme a riešiť novo vzniknuté problémy, monitorovať aktuálnu situáciu a prijímať rozhodnutia zamerané na ochranu zamestnancov a znižovanie dopadu na financie firmy.

Raz týždenne by stretnutie malo prebehnúť vo väčšom formáte, kde sa podrobne zhodnotí súčasná situácia, prehodnotia sa zavedené opatrenia a dohodnú sa hlavné oblasti, ktoré by mala obsahovať pravidelná týždenná komunikácia na všetkých zamestnancov.

Oblasti, ktoré by mal riešiť krízový tím:

• Operačný model firmy počas súčasnej situácie
  • Identifikácia možností práce z domu a tiež kritických zamestnancov potrebných na pracovisku
  • Odporúčania pre manažérov a vedúcich tímov ako efektívne riadiť virtuálne tímy
  • Koordinácia s dodávateľmi a možné obmedzenia dodávok
  • Zváženie alternatívnych dodávateľov
• Rozhodnutia o zavedení opatrení komunikovené cez inštrukcie pre
  • zamestnancov, ktorých prítomnosť na pracovisku je nutná
  • zamestnancov pracujúcich z domu
  • dodávateľov a zákazníkov
• Komunikačná stratégia firmy

• Minimalizácia ekonomických dopadov
  • Mali by byť prehodnotené v závislosti od odvetvia a od veľkosti dopadu na firmu:
    • výpadky tržieb – čo sa môže udiať? Ako tomu predchádzať? Aké sú možnosti virtuálneho biznis rozvoja?
    • možnosti znižovania variabilných nákladov
    • zváženie potreby bankového úveru na vykrytie najbližších mesiacov
  • Otvorená diskusia so zamestnancami, ktorých firma nevie naplno využiť, vysvetlenie situácie a dohodnutie sa na dobrovoľnej dovolenke

2. Komunikujte otvorene a proaktívne

Zasielajte zamestnancom jasné a štruktúrované správy, aby vedeli ako firma pristupuje k súčasnej kríze. V súčasnej situácii sa môže viacerým zamestnancom zdať, že ich firma nerobí dostatok opatrení a nemajú inštrukcie ako postupovať. Zaveďte pravidelné zasielanie nových informácií a pokynov na všetkých zamestnancov. Zvážte použitie alternatívnych aplikácií typu Whatsapp and rýchle zdieľanie informácií / priestor na otázky zamestnancov.

3. Čo zahrnúť do komunikácie pre zamestnancov

Konkrétna komunikácia bude vždy závisieť od typu firmy. Nižšie uvádzame niekoľko odporúčaní, čo zahrnúť:

• Ako firma v súčasnosti hodnotí situáciu a čo sú hlavné opatrenia, ktoré sú/budú zavedené 
• Možné dopady na firmu a ako sa tomu snažíme predchádzať. Možnosť spojiť s odporúčaním dobrovoľnej dovolenky po dohode s nadriadeným
• Poďakovanie zamestnancom za zvládanie situácie a toho, že firma si váži ich prístup a robí maximum pre ich bezpečie – zdravie je priorita
• Kto a dokedy pracuje z domu a pre koho je nutné prísť do práce, príp. od koho dostanú zamestnanci detailné inštrukcie
• Opatrenia, ktoré firma robí pre zamestnancov, ktorí musia prísť do práce + odporúčania pre zamestnancov, ktorí robia z domu
• Informácia o ďalšej komunikácií – pravidelné denné aktualizácie / týždenné prehodnotenie fungovania
• Otázky na najčastejšie životné situácie
  •  Doručenie PN, dokumentov zo služobnej cesty
  •  Možnosti OČR
  •  Distribúcia pošty a iných informácií
  •  Kde ako si zaobstarať ochranné pomôcky

4. Efektívne využitie software na spoluprácu

Veľa spoločností využíva Office 365, preto nižšie uvádzame príklady ako využit rôzne aplikácie. 

Microsoft Teams – ponúkajú možnosť mať „všetko“ na jednom mieste – dokumenty, tímový chat, plánovanie úloh, zapisovanie poznámok...

Príklady ako tento nástroj využiť na riadenie tímu:

• Teams - vytvorte komunitu pre vaše oddelenie a pridajte prístup všetkým členom tímu
• Posts / chat - v rámci hlavného kanála máte záložku  – kde si zamestnanci operatívne môžu vymieňať informácie potenciálne užitočné pre celý tím -  otázky, zdieľanie užitočných noviniek a pod.
• Files – vytvorenie miesta na prehľadnú výmenu a prácu na dokumentoch, pokiaľ už nevyužívate iné riešenie, ktoré pokrýva takéto potreby
• Pridanie OneNote – do Teams môžete pridať Onenote na jednoduchší brainstorming, zápisy zo stretnutí, výmenu dlhších noviniek a aktualít – všetko štruktúrovane na jednom mieste, bez potreby prehľadávania sa v mailoch
• Pridanie MS Planner – ako ďalšiu záložku do Teams môžete pridať Planner, kde môžete vytvoriť jednotlivé aktivity, ktoré treba vykonať, pridať tam zamestnanca / alebo viacerých, ktorý budú na danej úlohe pracovať, čas na dokončenie úlohy a tiež prehľadné kroky úlohy, ktoré treba zrealizovať na dokončenie úlohy. Na tomto mieste môžete mať prehľad o tom kto na čom robí, zamestnanci môžu zároveň dopisovať komentáre na aktualizáciu stavu úlohy, pýtať sa otázky a dostávať informácie o priorite úlohy. bez potreby neustálych telefonátov a mailov o stave úlohy. Odporúčame tiež využiť možnosti filtrovania úloh podľa typu, zamestnanca, ktorý ma danú úlohu vykonať a času dokedy majú byť úlohy splnené.

5. Riadenie virtuálneho tímu

Virtuálny tím prináša nové výzvy pre manažment aj zamestnancov. Je rádovo náročnejšie udržať motiváciu a dostatočný level komunikácie medzi zamestnancami oproti fungovaniu na jednom pracovisku. Pre efektívne manažovanie tímu odporúčame:

• Použitie software nástrojov spomenutých vyššie
• Použitie Skype / Teams ako nástroja na virtuálne stretnutia a zdieľanie obrazovky
• Pravidelné denné stand up stretnutia tímu, krátky update kto na čom robí, ciele na deň – cca 15 min
• Aspoň raz za týždeň, krátky update s každým zamestnancom – súčasná situácia, možné problémy obmedzenia, vyťaženosť
• Zasielanie ad hoc správ cez Skype / Teams a operatívne virtuálne telefonáty na rýchlejšie riešenie problémov / vzniknutých situácií. Tento spôsob je rozhodne rýchlejší ako komunikácia cez maily.
• Zamyslite sa nad úlohami a aktivitami, ktoré možno v bežnom fungovaní zanedbávate – možnosť online školení, práca na nových službách / produktoch, „upratanie“ v adresárovej štruktúre, aktualizácia používaných šablón a iných dokumentov a metodík, dokumentácia procesov s software riešení