V tomto kontexte je preto robotická automatizácia procesov (RPA) nevyhnutným krokom smerom k digitálnej transformácii, ktorá dokáže znížiť náklady, posilniť efektívnosť, zlepšiť zákaznícku skúsenosť a umožniť efektívnejšie riadenie viacerých protichodných požiadaviek. Vďaka automatizácii mnohých opakujúcich sa každodenných úloh môže RPA uvoľniť kapacity pracovníkov vo verejnom sektore, aby sa mohli sústrediť na strategickejšie činnosti s pridanou hodnotou, čím sa zároveň zvýši ich spokojnosť.
Výhody RPA pre verejný sektor
S RPA sa spájajú viaceré vlastnosti, ktoré by verejnému sektoru veľmi pomohli, ako napríklad:
- Flexibilita: Implementácia a aktualizácia RPA je veľmi rýchla, takže jednotlivé úrady môžu držať krok s požiadavkami občanov a poskytovať zákaznícke služby na vysokej úrovni.
- Inteligentná práca s formulármi: RPA dokáže optimalizovať zber, konsolidáciu a indexáciu údajov, vďaka čomu predstavuje ideálny nástroj pre administratívu a riadenie záznamov.
- Lepšie administratívne služby: RPA umožňuje hladšie a rýchlejšie poskytovanie služieb vďaka automatizácii prekážok v existujúcich procesoch, a postará sa aj o súlad a tvorbu výkazov.
- Rozhranie s akýmkoľvek systémom: RPA môžete ľahko prepojiť s akýmkoľvek systémom, od starších a tradičnejších až po cloud. Vyhnete sa tak zložitému prepájaniu systémov.
- Nižšie náklady: Keďže RPA dokáže riešiť komplexné procesné úlohy rýchlo a bezpečne, redukuje potrebu obrátiť sa na externých dodávateľov.
V akých oblastiach verejného sektora sa dá použiť RPA?
RPA môže využiť akékoľvek oddelenie vládnej agentúry alebo úradu, pretože dokáže integrovať a rozšíriť rôzne tradične používané systémy. Napríklad:
Administratívne služby a vládne iniciatívy
Jednou z významných oblastí, kde sa dá docieliť efektivita vďaka RPA, je spracúvanie žiadostí a formulárov. Vo verejnom sektore existuje nespočetne veľa procesov, ktoré zahŕňajú rôzne typy žiadostí, napríklad vystavovanie certifikátov a licencií, registrácia nájomných zmlúv, nákup pozemkov, kúpa bytov a vystavenie občianskych preukazov. Väčšina žiadostí sa dnes dá podať online, no ak sa spracúvajú manuálne, zamestnancom to môže spôsobovať značné problémy. RPA môže tieto procesy plne automatizovať, čo povedie k obrovským úsporám kapacít a nákladov, nehovoriac o tom, že sa zrýchli spracúvanie a zlepšia zákaznícke služby.
Od obstarávania po platbu
RPA sa dá použiť na procesy od obstarávania až po platbu, čím sa znížia prevádzkové náklady a zvýši sa efektivita. Elektronické výzvy, ktoré sa po schválení automaticky prekonvertujú na objednávky, automatické schvaľovanie a elektronická fakturácia prostredníctvom RPA môžu digitalizovať celý cyklus od obstarávania až po platbu. Použitie tejto technológie umožní obstarávateľom venovať viac času činnostiam s pridanou hodnotou, a oddelenie záväzkov bude môcť pracovať produktívnejšie a nákladovo efektívnejšie. Organizácie sa tiež vyhnú pokutám za neskorú platbu a môžu naopak čerpať zľavy za včasnú platbu.
Finančný proces
Procesy finančného riadenia, napríklad tvorba rozpočtu, alokácia a zosúladenie prostriedkov sú ideálnymi adeptmi na RPA, pretože sa riadia pravidlami a sú náchylné na chyby spôsobené ľudským faktorom. Okrem toho je potreba procesu zosúladenia vysoko variabilná, takže pre pracovníkov je náročné riadiť ju. RPA vám môže pomôcť štandardizovať logiku rozhodovania a eliminovať chyby, a zároveň priniesť výrazné úspory nákladov vďaka efektívnemu využitiu zdrojov.
Ľudské zdroje
Oddelenie ľudských zdrojov vo verejnom sektore má na starosti množstvo procesov, ktoré by sa dali ľahko automatizovať pomocou RPA. Medzi takéto úlohy patrí napríklad riadenie údajov, zabezpečenie súladu, mzdová agenda, nábor a odchod zamestnancov. RPA zvyšuje efektivitu procesov, napríklad aktualizáciu informácií o zamestnancoch, zrážky z mzdy, zmeny v zmluve či dochádzku, vďaka čomu sa personalisti môžu venovať strategickejším činnostiam.
Ako správne nastaviť RPA
- Budovanie hodnoty - hmatateľnej a nehmatateľnej: Ak spustíte automatizáciu ako proces alebo plánu, veľmi jasne si stanovte, akú návratnosť investície očakávate.
- Identifikácia procesov a budovanie automatizácie: Roboti RPA sa dajú použiť na rýchlu identifikáciu procesov, ktoré je možné plne automatizovať, vďaka čomu sa vyhnete zdĺhavému manuálnemu mapovaniu procesu automatizácie.
- Výber správneho partnera: Vyberte si partnera s agilným a flexibilným prístupom, rozsiahlymi skúsenosťami s rôznymi potrebami klientov, a ktorý disponuje internou expertízou, vďaka ktorej vám dokáže poskytnúť špecializované a na mieru šité riešenia RPA.
- Nastavte riadenie: Definujte kľúčové úlohy a povinnosti v rámci interného tímu. Napríklad, kto bude kontrolovať, monitorovať a nahlasovať projekty a pokrok v rámci RPA zainteresovaným stranám?
Ak máte záujem o viac informácií alebo sa chcete poradiť, ako môže RPA pomôcť vášmu podnikaniu, prosím, kontaktujte nás.
Tento článok napísal Allen D'Souza, partner spoločnosti Mazars, a Snehal Shah, riaditeľ spoločnosti Mazars.
