Ochrana zamestnancov - mzdy
V kontexte pandémie Covid-19 je momentálne kľúčové zabezpečiť rozsiahlu stratégiu kontinuity. Okrem podnikových operácií a predaja by sa vaše plány kontinuity podnikania mali zamerať aj na ochranu zamestnancov.
Počas tohto neistého obdobia sa podnikom môže stať, že zamestnanci budú musieť pracovať na diaľku s obmedzeným prístupom do systémov a/alebo sa budú musieť izolovať. Preto možno bude potrebné použiť núdzové plány.
Na ochranu zamestnancov by ste v núdzových plánoch mali zvážiť doplnenie nasledovných krokov:
SPRACÚVANIE MZDY
Ak mzdové oddelenie nie je k dispozícii, osoby, ktoré budú pomáhať vašej firme, by mali vedieť získať potrebné informácie a v prípade potreby ich spracovať vo vašom mzdovom softvéri.
Ak využívate služby agentúry, mali by ste vedieť, ako jej poskytnúť všetky potrebné informácie. Môže ísť napríklad o nasledovné informácie:
- Noví a odchádzajúci zamestnanci
- Trvalé zmeny, napr. zvýšenie platu, a pod.
- Zmeny v dôchodkoch (v súlade s legislatívou o automatickej registrácii)
- Zaznamenávanie PN a dovolenky (toto bude veľmi dôležité)
- Zmeny v rodičovskej dovolenke.
MZDOVÁ LEGISLATÍVA
Mzdová legislatíva bola veľmi komplexná aj pred Covid-19. Teraz sledujeme, že sa pravidlá a politiky menia zo dňa na deň.
Ak mzdové služby outsourcujete, nebude sa vás to týkať, hoci je v každom prípade potrebné, aby niekto vedel skontrolovať a schváliť mzdy, keď budú pripravené.
Ak spracúvate mzdy interne, môžete sa ocitnúť vo veľmi náročnej situácii, keďže možno máte len jedného či dvoch zamestnancov s takýmito špecifickými znalosťami. Začnite čo najskôr zaškoľovať aspoň základné a kľúčové oblasti.
PLATBY
Jedna z najdôležitejších otázok, ktoré treba zvážiť, je ako budeme platiť zamestnancom, ak mzdový účtovník ochorie?
Mali by ste zabezpečiť solídny a transparentný plán, ako platiť mzdy zamestnancom v nadchádzajúcich mesiacoch. Kto má prístup k platobným metódam? Ak nemáte prístup k mzdám, ako budete vedieť, čo zaplatiť?
VÝPLATNÉ PÁSKY
Z právneho hľadiska majú zamestnanci nárok na výplatnú pásku bez ohľadu na to, či pracujú v kancelárii alebo na diaľku. Preto treba vytvoriť príslušné plány a prípadne zabezpečiť prístup ku kancelárskym potrebám či tlačiarňam.
Ak si myslíte, že tlačené výplatné pásky budú problematické, skúste zvážiť možnosť elektronických výplatných pások.
VÁŠ PLÁN
- Otestujte svoje procesy a zabezpečte, aby fungovali aj s ohľadom na aktuálne zmeny
- Zabezpečte, aby k mzdovým systémom mali prístup aj ďalší oprávnení zamestnanci
- Ak máte čas, vytvorte školenia, aby ostatní vedeli, čo je potrebné
- Kontaktujte poskytovateľov softvérov a zistite, či môžu v prípade potreby posilniť podporu
Tento článok napísal Erick Gillier, Leading Partner (Accounting & Outsourcing Solutions) v Mazars UK spolu s Jonathan Fryer, Partner (Accounting & Payroll Outsourcing) v Mazars Thailand.