Robotická procesná automatizácia pre každodenné aktivity

Roboty alebo skôr robotická automatizácia procesov (RPA) však môžu mať aj podobu softvéru, ktorý odbremení zamestnancov od nepríjemných úloh, aby sa mohli sústrediť na prácu, ktorá prináša organizácii pridanú hodnotu.

A práve teraz je ten správny čas zvážiť RPA. Počas pandémie podniky rozšírili svoje prevádzky založené na nezmenených alebo tolerovaných manuálnych procesoch a spoločnosti bojovali o to, aby sa udržali na vrchole rastúceho dopytu po službách.

S ustupujúcou krízou sa však pre firmy naskytá príležitosť prehodnotiť pracovné postupy a položiť si otázku, či by niektoré manuálne úlohy, ktoré v súčasnosti vykonávajú ľudia, nemohli lepšie zvládnuť softvérové roboty.

„Ľudia si často mýlia RPA s umelou inteligenciou (AI),“ uvádza Jim Dolan, partner v oblasti technologického a digitálneho poradenstva v spoločnosti Mazars, „a preto nemajú jasno v tom, aké výstupy môže priniesť. Skutočné inovácie a transformácia však prichádzajú vtedy, keď sa RPA skombinuje s AI a ďalšími novými a vznikajúcimi technológiami. 

„RPA dokáže oslobodiť zamestnancov od opakujúcich sa procesov tým, že určité úlohy pridelí robotovi. Zamestnanci sa tak môžu sústrediť na analýzu a nie na zadávanie údajov.“

Zameranie

Pomôže, ak pochopíme, ako táto technológia funguje. RPA predstavuje softvérové roboty, ktoré preberajú rutinné opakujúce sa úlohy, napríklad série stlačení klávesov na klávesnici, kliknutia myšou, kopírovanie a vkladanie informácií z formulára, získavanie údajov z dokumentov alebo vykonávanie výpočtov či jednoduchých rozhodnutí. Vývojári RPA konfigurujú roboty tak, aby napodobňovali ľudské činnosti na základe schválených návrhov procesov zdokumentovaných analytikmi procesov. RPA funguje dobre nielen vo finančných a back-office funkciách, má uplatnenie aj v poisťovníctve, bankovníctve, telekomunikáciách, logistike alebo v akomkoľvek podniku, ktorý komunikuje s veľkým počtom zákazníkov alebo sa zaoberá často opakovanou prácou na počítači.

Ľudia niekedy túto technológiu nechápu správne. Nedávny prieskum ukázal, že niektorí IT riaditelia ju ešte nevideli v praxi alebo o nej vedia len málo. A napriek tomu jej popularita rastie a dokáže prevziať monotónne úlohy, ktoré by inak pracovníkov nudili a potenciálne demotivovali.

Je však dôležité pochopiť, že účelom RPA nie je pripraviť zamestnancov o prácu. Nie je to „pracovná arbitráž“.

„Nikdy sme nezaznamenali silný odpor zamestnancov voči RPA,“ hovorí Martin Váross, Consulting Partner v spoločnosti Mazars, „pretože rýchlo pochopili, že automatizujeme len časť ich práce, nie celú prácu. Ide o úlohy, ktoré nie sú zaujímavé.

„Vďaka tomu sa môžu sústrediť na inú prácu s pridanou hodnotou.“

Vývoj

Podnikateľské prostredie môže byť vhodné na zavedenie RPA, no nedávny technologický vývoj ešte viac zvyšuje jeho potenciál.

Tam, kde štandardná RPA spracováva len „štruktúrované“ údaje, táto technológia vďaka uskutočnenému pokroku teraz dokáže spracovávať aj „neštruktúrované“ údaje ako e-maily, správy, obrázky a iné, a to prostredníctvom tzv. inteligentnej automatizácie. Je to dôležité, pretože podľa štúdií by neštruktúrované údaje mohli do roku 2025 predstavovať približne 80 % všetkých údajov.

Proces získavania týchto údajov v podstate znamená doplnenie umelej inteligencie do automatizačných robotov. „Je to RPA na steroidoch,“ hovorí Martin Váross.

Druhým vývojom je vznik tzv. civilných vývojárov. Nové platformy, založené na rozhraní drag and drop, umožňujú zamestnancom bez odborných zručností vyvíjať vlastné RPA. Nie je teda potrebný žiadny vysokokvalifikovaný vývojár.

Inteligentná automatizácia aj civilní vývojári zvyšujú flexibilitu RPA.

Upozornenia

To však neznamená, že neexistujú nástrahy, ktorým sa treba vyhnúť. Prvou sú civilní vývojári. „Sú dvojsečnou zbraňou,“ myslí si Jim Dolan. „Možnou nevýhodou je, že vytvárajú „tieňové IT“ v srdci podnikových procesov, ktoré je mimo kontroly technického tímu organizácie.

„Ak tento typ IT nebude prísne kontrolovaný a monitorovaný, mohla by sa narušiť kontrola alebo zaviesť automatizácia, ktorá nebola riadne premyslená.“

Podniky musia postupovať opatrne aj pri výbere správnych procesov na automatizáciu. Podľa Martina Várossa je najčastejšou sťažnosťou spoločností využívajúcich RPA to, že si vybrali nesprávny proces. „To, že môžeme automatizovať, neznamená, že každý proces je vhodným kandidátom na automatizáciu,“ hovorí.

Dobrým príkladom je finančné výkazníctvo. Hoci RPA sa dá bez problémov použiť na vytvorenie finančného výkazu, prebieha tak zriedkavo a s takým množstvom stlačení klávesov, že sa strácajú úspory z rozsahu, vďaka ktorým je táto technológia nákladovo efektívna.

Odborníci na RPA hľadajú proces, ktorý je stabilný (nemení sa príliš často) a veľmi pravidelný (vykonáva sa vo veľkých objemoch). Úplne nové procesy by mohli byť dobrou voľbou pre RPA, ale manažéri by si museli byť istí, že budú fungovať ešte nejaký čas.

To znamená, že je dôležitá podpora zo strany manažmentu. „Manažéri musia pochopiť, čo RPA dokáže a čo nie,“ tvrdí Váross. „Zároveň je dôležité, aby nepodceňovali možnosti RPA.“

Výhody

Výhody RPA sú významné. Zbavuje ľudí nudných úloh a umožňuje im sústrediť sa na dôležitejšie aktivity. „Dáva im viac času na interpretáciu údajov namiesto ich generovania,“ uvádza Váross.

Umožňuje tiež efektívnejšie spracúvanie údajov vďaka inteligentnej automatizácii. Napríklad priraďovanie faktúr k objednávkam.

Zlepšiť sa môžu aj služby zákazníkom, pretože RPA môže zlepšiť vyhľadávanie údajov, čo zase prispieva k spokojnosti zamestnancov, a tým aj k spokojnosti zákazníkov.

Existujú však aj ďalšie výhody. RPA nie je len o kopírovaní procesu úder po údere klávesy. Súčasťou implementácie by malo byť preskúmanie, aby každý proces prevzatý robotmi bol optimalizovaný, čo by malo priniesť ďalšie výhody.

„Vždy sa snažíme neautomatizovať proces v jeho súčasnej podobe,“ vysvetľuje Váross. „Vždy sa pozrieme na celý proces a zistíme, ktoré časti sa dajú automatizovať a ktoré by sa mohli zmeniť a zefektívniť.“

Hollywood možno zobrazuje roboty, ktoré ohrozujú ľudstvo, no RPA a inteligentná automatizácia sú na míle vzdialené od strojov, ktoré predstavujú dystopickú budúcnosť. RPA podporí zamestnancov a zefektívni riadenie údajov. Ako hovorí M. Váross: „Zlepší zamestnaneckú skúsenosť tým, že zamestnancov oslobodí od nudných, rutinných úloh.

„Nie je to univerzálne riešenie, ale zároveň môže priniesť oveľa viac príležitostí, než by sa dalo očakávať.“