Oznamovanie protispoločenskej činnosti zamestnanca
Akých záležitostí sa tento postup týka?
Tento postup sa týka situácií, kedy jednotlivec (interný aj externý subjekt spoločnosti Mazars) má obavy z rizika, nekalých praktík alebo priestupku, ktoré by mohli ovplyvniť členov firmy v nasledovných oblastiach:
- financie, účtovníctvo,
- úplatky a korupcia,
- protimonopolné praktiky,
- nebezpečenstvo pre zdravie a bezpečnosť,
- nebezpečenstvo pre životné prostredie,
- diskriminácia a obťažovanie.
Tieto obavy sú ďalej označované ako „nekalé praktiky“. Tento postup sa nevzťahuje na obavy alebo sťažnosti týkajúce sa vlastnej pracovnej pozície. Všetky tieto obavy alebo sťažnosti by mali byť podané podľa pravidiel podávania pracovných sťažností. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na obavy týkajúce sa rizika, nekalých praktík alebo pochybenia v oblasti odlišnej od oblastí stanovených v tomto odseku a/alebo ktoré majú vplyv na osoby, ktoré nie sú členmi firmy (napr. klienti, dodávatelia atď.).
Ochrana podľa tohto postupu
Oznamovanie protispoločenskej činnosti je dobrovoľné a zamestnanec spoločnosti Mazars nikdy nebude braný na zodpovednosť za neupozornenie na protispoločenskú činnosť.
Nie ste povinný dokazovať žiadne skutočnosti oznámené v rámci tohto postupu. Úprimné a dôvodné podozrenie z nekalej praktiky alebo jej pravdepodobného spáchania je postačujúce.
V zmysle ustanovení odseku „Osobná zodpovednosť“, ak zamestnanec spoločnosti Mazars upozorní na nekalé konanie v zmysle tohto postupu, v žiadnom prípade mu nebude hroziť strata zamestnania a nebude od neho žiadaná žiadna forma odplaty. Za predpokladu, že jednáte čestne a rozumne, nezáleží na tom, či bola Vaša obava správna alebo nie.
Mazars nebude tolerovať prenasledovanie alebo obťažovanie zamestnanca podávajúceho sťažnosť v rámci tohto postupu. Spoločnosť bude všetky obvinenia z takéhoto zaobchádzania brať vážne a v prípade ich opodstatnenosti ich bude skúmať v rámci disciplinárneho konania firmy ako potenciálne hrubé porušenie povinností. S každou osobou, o ktorej sa zistí, že jednala s niektorým kolegom takýmto spôsobom, môže byť okamžite rozviazaný pracovný pomer bez nároku na odstupné.
Osobná zodpovednosť
Falošné obvinenie podľa tohto postupu podané so zlým úmyslom predstavuje hrubé porušenie povinností a pravdepodobne bude viesť k disciplinárnym sankciám a/alebo trestnému stíhaniu.
Čo robiť, ak máte obavu
Upozornenie na nekalé praktiky môžete podať prostredníctvom nižšie uvedeného formulára (miestne skupiny nemajú prístup k týmto údajom, údaje uvedené vo formulári nemôžu upravovať).
Vedúci útvaru pre kontrolu dodržiavania legislatívy skupiny Mazars [1] bude s Dozornou radou Skupiny, prípadne s jej nezávislými členmi spolupracovať v rozsahu vyžadovanom Výkonnou radou. V každom prípade berte, prosím, na vedomie, že členovia prijímajúci a vybavujúci upozornenia na protispoločenskú činnosť sú povinní zachovávať mlčanlivosť.
Je dôležité, aby člen tímu bol schopný nahlásiť obavu bez akéhokoľvek strachu z postihu. Preto budú takéto tvrdenia o podvode brané veľmi vážne a budú prijaté disciplinárne opatrenia proti všetkým zamestnancom, ktorí boli uznaní vinnými z takéhoto správania.
Mlčanlivosť
Akékoľvek obavy vznesené v rámci tohto postupu zostanú dôverné medzi osobou, ktorá obavu vznesie a vedúcim útvaru pre kontrolu dodržiavania legislatívy skupiny Mazars a v potrebnej miere aj medzi členom sprostredkujúcim upozornenie. V dôsledku toho so všetkými informáciami, ktoré v rámci tohto postupu poskytnete vrátane vašej identity bude zaobchádzané dôverne.
V tejto súvislosti upozorňujeme, že obavy nemôžete vzniesť anonymne, je potrebné poskytnúť informácie o vašej totožnosti, s ktorými budeme v každom prípade zaobchádzať dôverne a neoznámime ich osobe, ktorej sa upozornenie týka.
V závislosti na povahe podanej sťažnosti môže byť firma zo zákona povinná poskytnúť časť alebo všetky informácie tretej strane. O poskytnutí takýchto informácií Vás budeme informovať.
Počas vyšetrovania danej záležitosti Vás vedúci útvaru pre kontrolu dodržiavania legislatívy skupiny môže požiadať o poskytnutie ďalších informácií. Vaša spolupráca po upozornení na danú záležitosť má zásadný význam pre riadne vyšetrenie Vašej sťažnosti.
Po preskúmaní danej záležitosti Vám bude poskytnutá správa o zistených skutočnostiach. Ak ste podali sťažnosť, ktorá sa ukáže byť opodstatnená, závery vyšetrovania budú oznámené vedúcemu skupiny, ktorý prijme vhodné opatrenia.
Falošné obvinenia týkajúce sa činnosti spoločnosti Mazars voči vonkajším osobám budú považované za hrubé porušenie povinností a budú skúmané v rámci disciplinárneho konania firmy. S každou takto obvinenou osobou môže byť okamžite rozviazaný pracovný pomer bez nároku na odstupné.
Vedenie záznamov
Centrálna evidencia všetkých upozornení bude vedená vedúcim útvaru pre kontrolu dodržiavania legislatívy skupiny Mazars, ktorý podáva hlásenia z vyšetrovania subjektom s výkonnou právomocou a nezávislým subjektom firmy bez výkonnej právomoci.
Upozornenia, ktoré nespadajú do pôsobnosti tohto postupu, budú v krátkom čase zničené alebo zaznamenané v samostatnom systéme. Upozornenia spadajúce do pôsobnosti tohto postupu, ktoré nemajú za následok disciplinárne alebo súdne konanie, nebudú uchovávané dlhšie ako 2 mesiace od uzavretia vyšetrovania. Upozornenia, ktoré budú mať za následok disciplinárne alebo súdne konanie, budú uchované až do skončenia konania.
Spoločnosť Mazars využíva všetky vhodné bezpečnostné opatrenia na zabezpečenie ochrany informácií zhromaždených v rámci tohto postupu v súlade s týmito zásadami ochrany osobných údajov a inými príslušnými predpismi.
Právo na prístup a úpravu
V súlade s platnými predpismi na ochranu osobných údajov máte právo na prístup, odmietnutie a opravu údajov, ktoré sa Vás týkajú, môžete požiadať o ich úpravu alebo vymazanie v prípade, ak sú nesprávne, neúplné alebo neaktuálne. Pre uplatnenie tohto práva použite, prosím, nižšie uvedený Kontaktný formulár pre zamestnancov.
[1]Od januára 2015 je vedúcim útvaru pre kontrolu dodržiavania legislatívy skupiny Jean-Luc Barlet.